Kilometrówka od lat pozostaje najpopularniejszą metodą rozliczania prywatnych samochodów używanych do celów służbowych w Polsce. W 2026 roku stawki za 1 km przebiegu pojazdu nie uległy zmianie i nadal obowiązują kwoty ustalone Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku. Są to maksymalne limity, jakie pracodawca może zwrócić pracownikowi bez generowania dodatkowych obowiązków podatkowych i składkowych ZUS, pokrywając koszty paliwa, częściowej amortyzacji, serwisu i ogumienia. Dla firm i przedstawicieli handlowych oznacza to przewidywalność budżetową, a dla pracowników - atrakcyjny dodatek bez podatku dochodowego.
Aktualne stawki kilometrówki bez zmian od 2023 roku
W 2026 roku stawki kilometrówki wynoszą 0,89 zł za km dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł za km dla aut o większej pojemności. Motocykle rozlicza się po 0,69 zł/km, a motorowery po 0,42 zł/km. Te kwoty obowiązują niezmiennie od 17 stycznia 2023 roku, mimo inflacji i rosnących cen paliw. Pracodawca ma prawo ustalić wyższą stawkę, ale kwota powyżej limitu staje się przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu PIT (17%) oraz oskładkowaniu ZUS (13,71%). W praktyce firmy trzymają się maksymalnych stawek, aby uniknąć komplikacji z Urzędem Skarbowym podczas kontroli.
Rozporządzenie wprowadza także miesięczne limity zwrotu kosztów, powyżej których kwoty nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu firmy. Dla samochodów osobowych wynosi on 6000 km miesięcznie, natomiast motocykle i motorowery mogą być rozliczane do 7500 km miesięcznie. Limity te nie mają zastosowania w szczególnych sytuacjach - gdy pracownik wykonuje zadania w różnych miejscowościach potwierdzonych biletami lub fakturami, gdy pojazd służy jednemu konkretnemu celowi gospodarczemu albo gdy przekroczenia wynikają z sezonowych szczytów zamówień czy szczególnych warunków pracy.
Jak prowadzić prawidłową ewidencję przebiegu pojazdu
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu pozostaje kluczowym elementem prawidłowego rozliczania kilometrówki. Dokumentacja musi zawierać imię i nazwisko kierowcy, numer rejestracyjny oraz markę i model samochodu, datę oraz cel każdej podróży służbowej, wskazania licznika na początku i końcu trasy, obliczoną liczbę przejechanych kilometrów, a także podpisy zarówno pracownika, jak i akceptację przełożonego. Od 2018 roku ewidencja nie jest już wymagana do celów rozliczenia PIT, ale nadal stanowi podstawę zwrotu kosztów przez pracodawcę i ochronę przed kontrolą ZUS czy Urzędu Skarbowego.
Tradycyjny papierowy dziennik można zastąpić arkuszem Excel lub dedykowaną aplikacją jak mKilometrówka, która automatycznie integruje się z bazą CEPiK i generuje raporty miesięczne. Pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację przez 5 lat, co w przypadku flot z tysiącami pojazdów generuje poważne wyzwanie archiwizacyjne. Dla samochodów hybrydowych i elektrycznych stawki pozostają identyczne jak dla spalinowych, choć branża od dawna lobbuje za osobnymi limitami - na przykład 0,60 zł/km dla pojazdów BEV ze względu na brak kosztów paliwa.
Praktyczne przykłady rozliczeń popularnych modeli SUV i pickupów
Kierowca korzystający z kompaktowego SUV-a o pojemności powyżej 900 cm³, pokonujący miesięcznie 4000 km w celach służbowych, może otrzymać zwrot 4600 zł przy stawce 1,15 zł/km. Po odjęciu realnych kosztów paliwa (około 7 litrów na 100 km przy cenie 7 zł za litr benzyny) pozostaje mu około 2500 zł na bieżące utrzymanie i częściową amortyzację pojazdu. Pickup służący do transportu towarów, przejeżdżający 5500 km miesięcznie, generuje zwrot 6325 zł, z czego po kosztach diesla (10 litrów na 100 km) przedsiębiorstwo zachowuje solidny margines na serwis i ogumienie.
W przypadku motocykla służbowego wykorzystywanego przez kuriera, który miesięcznie pokonuje 6000 km, zwrot wynosi 4140 zł przy stawce 0,69 zł/km, co czyni tę formę transportu wyjątkowo opłacalną dla branż logistycznych i przedstawicieli handlowych działających w promieniu miasta. Dla firm zarządzających flotami samochodów hybrydowych typu PHEV, takich jak popularne modele średniej wielkości SUV-ów, kilometrówka łączy się z niskimi kosztami eksploatacji dzięki zasięgowi elektrycznemu 80-120 km, co znacząco obniża wydatki na stacjach paliwowych.
Korzyści podatkowe i najczęstsze błędy firm
Zwrot kilometrówki do wysokości ustawowych limitów nie stanowi przychodu dla pracownika, co eliminuje konieczność odprowadzania podatku dochodowego PIT i składek ZUS. Jednocześnie dla pracodawcy wszystkie wypłacone kwoty stają się pełnym kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem prowadzenia prawidłowej ewidencji przebiegu i dokumentowania celów służbowych podróży. Najczęstszym błędem przedsiębiorców okazuje się brak potwierdzenia charakteru wyjazdów - bez biletów, umów czy raportów ze spotkań nadwyżki ponad limit traktowane są jako przychód pracownika, co generuje dodatkowe zobowiązania podatkowe.
W 2026 roku miesięczne diety (45 zł dziennie w Polsce) często przegrywają ekonomicznie z kilometrówką przy dalszych trasach służbowych. Floty coraz częściej wybierają hybrydy plug-in ze względu na niskie spalanie w mieście połączone z pełnym zwrotem kosztów według stawek spalinowych. Dla przedsiębiorców poszukujących samochodów do celów służbowych, które idealnie wpisują się w system kilometrówki, polecane są SUV-y o pojemności powyżej 900 cm³ oferujące przestronność, niskie koszty eksploatacji i 7-letnią gwarancję bez limitu przebiegu.